Tiêu chí chọn kho lưu trữ tài liệu là gì? Kho cất tài liệu không cần to, đủ để lưu trữ hồ sơ trong 5-10 năm. Nhưng kho lưu trữ tài liệu phải đáp ứng những tiêu chí:
Tài liệu điện tử có cần kho không?
Câu tư vấn là có. Bởi hiện nay, mọi thứ đều đang hướng tới môi trường số. Những tài liệu quan trọng của công ty như hoá đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, mua bán… đang dần chuyển sang dạng điện tử tích hợp vào những phần mềm văn phòng điện tử Các kho lưu trữ điện tử sẽ giúp các tổ chức hoàn thiện chuyển đổi số, môi trường làm việc số của mình, đặt biệt lúc chuyển đổi số là buộc phải thực hiện. Ta nghĩ đến ví như một tổ chức có tất cả những công cụ số (từ quản lý công tác, thứ tự tự động đến ký điện tử, ký số,…) nhưng lại thiếu một hệ thống lưu trữ điện tử chuyên biệt sẽ giống như thiếu các tủ lưu trữ, kho lưu trữ tài liệu, giấy tờ. Hệ quả có thể nhận ra rõ là tài liệu lưu trữ rời rạc, không hợp nhất, dễ thất lạc, hư hỏng, gây khó khăn trong quản lý/tìm kiếm/truy xuất/thanh tra/kiểm tra. Sử dụng kho lưu trữ là cách lưu trữ dữ liệu an toàn nhất cho tài liệu điện tử hiện tại. Bên cạnh đó, những nền tảng này còn giúp tài liệu không bị mất, thất lạc hay hư hỏng. Xem thêm chủ đề liên quan:
0 Comments
Một thực trạng hiện nay hầu hết tổ chức gặp phải chính là khả năng hiểu rõ những khái niệm cơ bản về tài liệu, phương pháp quản lý, … còn nhiều hạn chế hoặc hiểu chưa thật sự đúng. Để thực hiện hiệu quả quy trình lưu trữ và quản lý và tìm kiếm tài liệu lưu trữ dễ dàng thì điều trước tiên cần thực hành là nắm vững các khái niệm cơ bản nhất. Cùng tìm hiểu ngay sau đây. Khái niệm tài liệu điện tử là gì? “Tài liệu điện tử” là tài liệu được thành lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong thời kỳ hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc được số hóa từ tài liệu trên những vật có tin khác. “Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong thời kỳ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, tư nhân được tuyển lựa để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên những vật sở hữu tin khác (Luật lưu trữ năm 2011). Vậy quản lý tài liệu là như thế nào? Quy trình lưu trữ hồ sơ là công việc phản ảnh hoạt động của con người tác động đến nguồn tài liệu hiện hữu. Những công tác quản lý được thực hành như phân loại, sắp đặt, lưu trữ, tra cứu, chia sẻ, … Thực hiện quy trình quản lý tài liệu hiệu quả nhất Quy trình các bước quản lý tài liệu bài bản, chuyên nghiệp sẽ bao gồm 5 bước sau đây: Bước 1: Chọn loại tủ chứa văn bản tài liệu phù hợp Trong bước đầu thiết lập trật tự điều hành tài liệu và thủ tục là chọn lọc trang bị lưu trữ giấy tờ. Cần chọn lựa những dòng tủ có đa dạng ngăn và nhiều loại kích thước khác nhau. Vì giấy tờ tài liệu gồm nhiều loại, điều đấy sẽ thuận lợi để quản lý và phân chia tài liệu hơn. Bước 2: Phân loại văn bản tài liệu khoa học Bước tiếp theo là bạn cần phân loại tài liệu văn thư. Tùy theo nhu cầu điều hành và quy định của doanh nghiệp bạn mà tiến hành phân mẫu hồ sơ phù hợp. Gợi ý Anh chị phân mẫu thủ tục theo các nhóm sẽ giúp quản lý tốt hơn. Bước 3. Sắp xếp tài liệu Sau lúc đã chọn được nơi lưu trữ và hoàn thiện khâu phân loại, thì bước tiếp theo trong quy trình là thực hiện cách lưu trữ tài liệu khoa học và gọn ghẽ. Có thể sắp đặt từ trên xuống, từ trong ra ngoài… để thuận lợi cho việc kiếm tìm và sử dụng. >>> Xem ngay: Cách lưu trữ tài liệu khoa học Bước 4. Lập danh mục tài liệu văn bản
Hầu hết mọi người sẽ có câu hỏi tại sao phải lập danh mục giấy tờ trong quản lý tài liệu. Bởi vì, dựa vào việc lập danh mục, viên chức văn thư hoặc người quản lý hồ sơ có thể bố trí, tra cứu tìm kiếm tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện dụng và tiện lợi. Bước 5. Tiến hành lưu trữ giấy tờ, tài liệu Như đã kể ở trên, bạn có thể lưu trữ, bảo quản giấy tờ vào tủ ở vị trí nhất định. Sau ấy quản lý bằng một tập lưu trữ theo một trong các cách sau:
Xem thêm chủ đề liên quan: https://chuyendoisodoanhnghiepviet.blogspot.com/2022/07/quan-ly-tai-lieu-hieu-qua-voi-quy-trinh-chuyen-nghiep.html https://phanmemcodx.wixsite.com/chuyendoiso/post/quy-trinh-quan-ly-tai-lieu-dien-tu-chuyen-nghiep https://sohoadoanhnghiep.webflow.io/posts/quan-ly-tai-lieu-la-gi-cach-thuc-thuc-hien-dung-quy-trinh-quan-ly-hieu-qua https://chuyendoisocodx.mystrikingly.com/blog/quy-trinh-quan-ly-tai-lieu-hieu-qua https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.hashnode.dev/quan-ly-tai-lieu-va-ho-so-chuyen-nghiep-can-ap-dung-ngay https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.wordpress.com/2022/07/22/chi-tiet-quy-trinh-cac-buoc-quan-ly-ho-so-tai-lieu-cho-doanh-nghiep Khái niệm về số hóa là gì? Số hóa (Digitization) là giai đoạn chuyển đổi thông tin dữ liệu trên giấy và những thứ tự thủ công thành định dạng khoa học số trong ấy thông tin được tổ chức thành các bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. Dữ liệu không bị thay đổi - nó chỉ thuần tuý được mã hóa theo định dạng công nghệ số. Số hóa dữ liệu là thuật ngữ biểu thị quy trình thực hiện chuyển hóa những dữ liệu dạng văn bản giấy, dữ liệu vật lý sang những dạng dữ liệu điện tử. Các dữ liệu số này có thể đọc hiểu và được lưu trữ trên các nền tảng số. Nơi lưu trữ dữ liệu có thể là máy tính, điện toán đám mây, … Số hóa tài liệu văn bản là quá trình chuyển đổi những tài liệu, văn bản của công ty (các giấy tờ, hình ảnh, văn bản viết tay….) sang dạng dữ liệu khoa học số mà máy tính có thể nhận diện. Chi tiết các bước số hóa chuyên nghiệp Những bước để chuyển đổi số hóa tài liệu bao gồm những bước cơ bản như sau: Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu cần số hóa Ở bước này Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra lại các tài liệu mà đơn vị mình cần chuyển đổi số hóa trong các khâu: nhận, phân loại tài liệu tới việc tách riêng những tài liệu hư hỏng hoặc rách để tiến hành lên những phương án số hóa thích hợp. Bước 2: Thực hiện việc Scan/Quét tài liệu Cài đặt hệ thống scan để số hóa dữ liệu và thiết lập hệ thống ảnh, định dạng, đặt tên tài liệu, tạo dữ liệu metadata ban đầu. Chọn lọc thiết bị, máy quét tài liệu phù hợp sở hữu trạng thái thực tế của từng tài liệu. Đối với những tài liệu lưu trữ thường nhật nên áp dụng công nghệ scan từng tờ hoặc sở hữu các loại tài liệu phân quyền thì nên áp dụng khoa học bookscan chẳng hạn. Bước 3: Rà soát lại nội dung các file sau khi quét Việc rà soát lại thông báo tài liệu sau lúc quét là điều thiết thực. Nhằm đảm bảo chất lượng và tránh sai sót thông tin. Đối với các vấn đề phát sinh sau lúc quét mà không phù hợp nhu cầu như: bị mờ, mất góc, hay lỗi… cần tiến hành quét lại. Bước 4: Tiến hành nhập liệu dữ liệu Sở hữu 02 phương án gợi ý để đơn vị có thể áp dụng cho thời kỳ nhập liệu như sau: Nhập liệu tự động và nhập liệu thủ công bằng tay. Bước 5: Thực hành rà soát lại thông báo sau lúc nhập liệu
Như vậy như ở bước 3 Chúng ta cần rà soát lại dữ liệu hai lần:
Bước 6: Hoàn thiện hạ tầng dữ liệu Bước cuối chính là lựa chọn phương pháp lưu trữ dữ liệu an toàn, lưu trữ thông tin vào hệ thống máy chủ, phần mềm lưu trữ tài liệu,..hoặc tích hợp với các cơ sở dữ liệu hoặc các hệ thống, áp dụng nghiệp vụ khác khi có nhu cầu. >>> Xem thêm: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Bài viết cùng chủ đề: https://chuyendoisodoanhnghiepviet.blogspot.com/2022/07/quy-trinh-so-hoa-tai-lieu.html https://sohoadoanhnghiep.webflow.io/posts/so-hoa-tai-lieu-la-gi-quy-trinh-thuc-hien-nhu-the-nao https://chuyendoisocodx.mystrikingly.com/blog/so-hoa-van-ban-la-gi-quy-trinh-thuc-hien https://phanmemcodx.wixsite.com/chuyendoiso/post/so-hoa-tai-lieu-chuyen-doi-so-cho-doanh-nghiep-nhu-the-nao https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.wordpress.com/2022/07/21/so-hoa-du-lieu-la-gi/ https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.hashnode.dev/quy-trinh-so-hoa-tai-lieu-van-ban-chuyen-nghiep-cho-doanh-nghiep |
Archives
April 2024
|