Khái niệm về số hóa là gì? Số hóa (Digitization) là giai đoạn chuyển đổi thông tin dữ liệu trên giấy và những thứ tự thủ công thành định dạng khoa học số trong ấy thông tin được tổ chức thành các bit và byte. Giống như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. Dữ liệu không bị thay đổi - nó chỉ thuần tuý được mã hóa theo định dạng công nghệ số. Số hóa dữ liệu là thuật ngữ biểu thị quy trình thực hiện chuyển hóa những dữ liệu dạng văn bản giấy, dữ liệu vật lý sang những dạng dữ liệu điện tử. Các dữ liệu số này có thể đọc hiểu và được lưu trữ trên các nền tảng số. Nơi lưu trữ dữ liệu có thể là máy tính, điện toán đám mây, … Số hóa tài liệu văn bản là quá trình chuyển đổi những tài liệu, văn bản của công ty (các giấy tờ, hình ảnh, văn bản viết tay….) sang dạng dữ liệu khoa học số mà máy tính có thể nhận diện. Chi tiết các bước số hóa chuyên nghiệp Những bước để chuyển đổi số hóa tài liệu bao gồm những bước cơ bản như sau: Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu cần số hóa Ở bước này Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra lại các tài liệu mà đơn vị mình cần chuyển đổi số hóa trong các khâu: nhận, phân loại tài liệu tới việc tách riêng những tài liệu hư hỏng hoặc rách để tiến hành lên những phương án số hóa thích hợp. Bước 2: Thực hiện việc Scan/Quét tài liệu Cài đặt hệ thống scan để số hóa dữ liệu và thiết lập hệ thống ảnh, định dạng, đặt tên tài liệu, tạo dữ liệu metadata ban đầu. Chọn lọc thiết bị, máy quét tài liệu phù hợp sở hữu trạng thái thực tế của từng tài liệu. Đối với những tài liệu lưu trữ thường nhật nên áp dụng công nghệ scan từng tờ hoặc sở hữu các loại tài liệu phân quyền thì nên áp dụng khoa học bookscan chẳng hạn. Bước 3: Rà soát lại nội dung các file sau khi quét Việc rà soát lại thông báo tài liệu sau lúc quét là điều thiết thực. Nhằm đảm bảo chất lượng và tránh sai sót thông tin. Đối với các vấn đề phát sinh sau lúc quét mà không phù hợp nhu cầu như: bị mờ, mất góc, hay lỗi… cần tiến hành quét lại. Bước 4: Tiến hành nhập liệu dữ liệu Sở hữu 02 phương án gợi ý để đơn vị có thể áp dụng cho thời kỳ nhập liệu như sau: Nhập liệu tự động và nhập liệu thủ công bằng tay. Bước 5: Thực hành rà soát lại thông báo sau lúc nhập liệu
Như vậy như ở bước 3 Chúng ta cần rà soát lại dữ liệu hai lần:
Bước 6: Hoàn thiện hạ tầng dữ liệu Bước cuối chính là lựa chọn phương pháp lưu trữ dữ liệu an toàn, lưu trữ thông tin vào hệ thống máy chủ, phần mềm lưu trữ tài liệu,..hoặc tích hợp với các cơ sở dữ liệu hoặc các hệ thống, áp dụng nghiệp vụ khác khi có nhu cầu. >>> Xem thêm: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Bài viết cùng chủ đề: https://chuyendoisodoanhnghiepviet.blogspot.com/2022/07/quy-trinh-so-hoa-tai-lieu.html https://sohoadoanhnghiep.webflow.io/posts/so-hoa-tai-lieu-la-gi-quy-trinh-thuc-hien-nhu-the-nao https://chuyendoisocodx.mystrikingly.com/blog/so-hoa-van-ban-la-gi-quy-trinh-thuc-hien https://phanmemcodx.wixsite.com/chuyendoiso/post/so-hoa-tai-lieu-chuyen-doi-so-cho-doanh-nghiep-nhu-the-nao https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.wordpress.com/2022/07/21/so-hoa-du-lieu-la-gi/ https://chuyendoisodoanhnghiepcodx.hashnode.dev/quy-trinh-so-hoa-tai-lieu-van-ban-chuyen-nghiep-cho-doanh-nghiep
0 Comments
Leave a Reply. |
Archives
April 2024
|